5 formas de reducir a la mitad el tiempo que dedicas a las reuniones online

Si bien suena imposible o demasiado bueno para ser verdad, la empresa de Kenzo Fong, Rock, implementó esta política desde el principio. Él dice que solo ha tenido éxito desde entonces.

Vivimos en un mundo de demasiadas reuniones. Desde que comenzó la pandemia, todos los días, millones de trabajadores inician sesión en sus computadoras y se sientan hora tras hora en reuniones consecutivas y no realizan ningún trabajo.

Una encuesta reciente citó que una gran parte de los encuestados encontró que las reuniones los hacían perder el enfoque y, en general, ser menos productivos. La fatiga de Zoom está dañando a nuestra fuerza laboral. Un estudio de Stanford señaló que “una cantidad excesiva de contacto visual de cerca es muy intenso, la carga cognitiva es mucho mayor en los chats de video y verse a sí mismo durante los chats de video constantemente en tiempo real es agotador”.

Por suerte, existe una solución para este problema y ​​es bastante sencilla: cancela la mayoría de tus reuniones semanales. Si bien suena imposible, o demasiado bueno para ser verdad, hay empresa que han implementado esta política y han tenido éxito.

Las grandes empresas, como por ejemplo Uber y Google, cuentan con personal repartido por todo el mundo, y muchas veces se encuentran en reuniones online todo el día, incluso en su tiempo libre. No solo eso, la mayoría de las veces estas reuniones son solo un refrito de cosas que ya se saben y simplemente cortan el pensamiento y el trabajo productivo.

Lo que empeora las cosas es que las personas tienden a alargar las reuniones para llenar los tiempos asignados, incluso si todo está cubierto antes de que finalice el tiempo acordado; ya sean 30, 60 o incluso 90 minutos.

Por eso grandes empresas se han propuesto asegurarse de que su equipo no tenga que lidiar con reuniones difíciles de manejar todo el día. No es que sea factible mantener esta práctica de todos modos, en especial si un equipo está formado por personas de diversos países y zonas horarias. Se han liberado de la rutina de trabajo-trabajo-trabajo de 9 a 5.

Elimina casi todas las reuniones online planificadas

La mayoría de las videollamadas no necesitan realizarse en vivo y, de hecho, pueden reemplazarse por actualizaciones y tareas asincrónicas. Un trabajo sincrónico, en resumen, es cuando el trabajo sucede para diferentes personas en su propio tiempo. Es donde los compañeros de equipo establecen tareas y plazos para el otro sin la expectativa de responder de inmediato. Si necesita chatear con un equipo u otro compañero de equipo, siempre puede configurar algo cuando tengan tiempo.

Según algunas experiencias, así es como las empresas deberían pensar en reducir la cantidad de tiempo perdido en las reuniones:

• Haga un balance de todas sus reuniones y cancele todas las reuniones de actualización de estado. No hay necesidad de tener múltiples reuniones de “registro” de 30 minutos semana tras semana cuando las simples actualizaciones escritas a través de herramientas como Rock pueden resolver y hacer todo lo que hace una reunión de actualización de estado.
• Si tiene que tener una reunión de control semanal, reduzca gradualmente el tiempo que dedica a cada reunión. Te sorprendería lo fácil que es y lo poco que extrañarás estas reuniones cuando se hayan ido o sean mucho más cortas. Reduzca una reunión de 60 minutos a 30 minutos, luego a 15 minutos y terminará con una reunión de cinco a 10 minutos que ya no será una carga.
• Considere todo lo que se discute en sus reuniones y piense en formas de comunicarlo sin hacerlo en tiempo real. Puede compartir actualizaciones de video asincrónicas para verlas más tarde a través de herramientas como Loom o dejar mensajes de audio a través de Rock.
• Configure actualizaciones de estado a través de una herramienta como Rock. Al comienzo de cada semana, los gerentes de equipo deben crear temas o tareas en los que los miembros del equipo puedan trabajar y agregar sus actualizaciones. Si hay problemas o preguntas, estos se pueden discutir de forma asincrónica.
• Reserve tiempo de reunión cara a cara para las discusiones más importantes y complejas, como lluvia de ideas, uno a uno y otras cosas que no funcionan tan bien de forma asíncrona.

La fatiga de las videoconferencias es un problema real, y las horas de reunión desperdiciadas pueden costar dinero a las empresas. Presentar un equipo de empleados cansados, deprimidos e improductivos solo puede conducir al fracaso en el mundo laboral actual.

Para realmente tener éxito, necesitamos reevaluar cómo empleamos nuestro tiempo trabajando y qué métodos podemos emplear para maximizar no solo la productividad sino también nuestras vidas. Con estos cambios, se sorprenderá de lo que usted y su equipo podrán lograr.