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Cómo construir un flujo de trabajo creativo exitoso

Un flujo de trabajo creativo es el proceso que sigue un equipo de marketing o diseño cuando produce entregables creativos, desde la generación de ideas hasta el desarrollo de contenido y, finalmente, el lanzamiento de una campaña o un producto. Aunque los flujos de trabajo creativos son diferentes para cada equipo u organización, el objetivo es el mismo en todos los ámbitos: agilizar el proceso de una manera que no reprima la creatividad.

Eso no quiere decir que una vez que se haya configurado un flujo de trabajo, esté escrito en piedra. Los inconvenientes surgirán en un momento u otro, y tener un proceso fundamental establecido puede evitar que el proyecto se descarrile.

Un flujo de trabajo creativo, que debe estar documentado y estar disponible para que todos lo vean y hagan referencia, puede incluir lo siguiente:

  • Los diferentes pasos del proceso creativo, o flujo de trabajo, que los miembros del equipo deben observar a lo largo del proyecto, específicamente quién hace qué y cuándo.
  • Quién está a cargo de las aprobaciones y cuándo
  • Cómo realizar un seguimiento y medir el progreso
  • Las herramientas y la tecnología necesarias para completar el trabajo con éxito, como el software de gestión de proyectos para gestionar flujos de trabajo, almacenar archivos y documentos y centralizar la comunicación del equipo.

Las fases del flujo de trabajo creativo

Ya sea que esté rediseñando un sitio web, lanzando un nuevo producto o creando videos promocionales, el proceso de flujo de trabajo creativo generalmente sigue cuatro fases, a saber:

1. Definición

El objetivo de esta fase es definir el alcance del proyecto utilizando la información proporcionada por el cliente, como el tipo de producto o entregable que está buscando, los objetivos que el producto aspira a alcanzar, su público objetivo, el presupuesto y el cronograma del cliente, y otros detalles relevantes.

Las acciones que pueden ocurrir durante esta etapa incluyen:

  • Desarrollar el resumen creativo
  • Definir los roles y responsabilidades de los miembros del equipo
  • Establecer hitos para realizar un seguimiento del progreso del proyecto
  • Identificar riesgos potenciales y crear un plan de acción apropiado.
  • Investigar cómo diferenciar el producto del cliente.
  • Aclarar lo que el cliente puede esperar del resultado final

2. Creación

La creación es la etapa en la que realmente se desarrolla el producto. Las tareas o acciones esperadas durante esta fase incluyen:

  • Lluvia de ideas para generar ideas y documentarlas.
  • Examinar de cerca productos similares y descubrir cómo mejorarlos.
  • Creación de prototipos de productos, o wireframes de sitios web, si corresponde.
  • Desarrollar un horario de trabajo para todo el equipo y asegurarse de que los miembros del equipo tengan fácil acceso a él.
  • Llevar a cabo reuniones periódicas del equipo para discutir las actualizaciones, así como los contratiempos y cómo superarlos.
  • Fomentar la colaboración en equipo a través de controles constantes y las herramientas de colaboración en línea adecuadas.
  • Crear informes de estado.
  • Seguimiento del tiempo que los miembros del equipo dedican a tareas, que pueden ser necesarias para facturar más adelante.
  • Asegurar que los miembros del equipo cumplan con sus plazos.
  • Comunicar la revisión y las expectativas de calidad al equipo.
  • Actualizar al cliente sobre el progreso del proyecto para que sepa lo que está sucediendo.
  • Obtener los comentarios del cliente para confirmar que su equipo está haciendo exactamente lo que se espera.

3. Revisión y aprobación

Esta fase implica obtener la aprobación interna del producto o contenido que ha creado su equipo y luego enviar el producto al cliente para su revisión. Los comentarios que reciba tanto de los aprobadores internos como del cliente se utilizarán para realizar cambios en el producto final, hasta que el cliente o su representante autorizado finalmente lo aprueben.

Las tareas o acciones que pueden ocurrir durante esta fase incluyen:

  • Obtener la aprobación del producto final internamente, luego enviar el producto al cliente para su revisión.
  • Utilizar herramientas fiables de transferencia de datos para compartir archivos de vídeo o diseño de gran tamaño con los clientes.
  • Utilizar un software de revisión para consolidar los comentarios de diferentes fuentes.
  • Evaluar si el tipo y el nivel de comentarios que recibe se encuentran dentro de los términos y pautas acordados, y luego determinar si necesitas cobrar más.
  • Implementar los límites predeterminados en el proceso de revisión para que no se quede atascado en ciclos de revisión interminables.
  • Asegurar la aprobación del producto final por parte del cliente.

4. Lanzamiento de producto o campaña

Esta es la etapa final del proceso, que se ocupa principalmente de la entrega del producto terminado al cliente, lo que puede significar enviarle los materiales impresos o archivos en ciertos formatos digitales, publicar contenido en línea o lanzar un video.

Otras tareas que puede tener que hacer incluyen:

  • Facturar al cliente
  • Comunicarse continuamente con el cliente para asegurarse de que esté satisfecho con el producto terminado.
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Cómo organizar un flujo de trabajo creativo exitoso

“Caos” y “creatividad” son dos palabras que a menudo se dicen al mismo tiempo. Pero para un gerente de proyecto que supervisa proyectos creativos, el «caos» no es particularmente atractivo. Deben cumplirse los plazos y los equipos deben seguir un conjunto específico de pasos para llegar al resultado deseado.

El proceso no tiene por qué alterar el estilo de su equipo creativo, por así decirlo, y las sugerencias a continuación pueden ayudar a que su flujo de trabajo se mantenga:

1. Aclarar las responsabilidades del equipo

Esto es extremadamente importante, especialmente para agencias creativas con diferentes roles. Desde el principio, cada función debe estar claramente definida, y cada miembro del equipo debe comprender dónde comienzan y terminan sus responsabilidades. De esta forma, evita confusiones y duplicaciones innecesarias de esfuerzos.

Las preguntas para hacer incluyen:

  • ¿Quién realizará tareas específicas?
  • ¿Quién realizará las revisiones?
  • ¿Quién, si es que hay alguien, debe ser consultado durante el proceso de revisión?
  • ¿Quién es responsable de la aprobación final?

2. Determinar cómo fluirá el proceso creativo de principio a fin

Los procesos creativos diferirán de una organización a otra, pero la idea es establecer los pasos del flujo de trabajo que seguirán los miembros del equipo desde el inicio del proyecto hasta su finalización.

Por ejemplo, una agencia de redacción de contenido que trabaja con autónomos puede tener el siguiente flujo de trabajo:

  1. Envíe al cliente un formulario de admisión.
  2. Facturar al cliente.
  3. Crea un resumen del proyecto.
  4. Asigne el proyecto al escritor que mejor se adapte.
  5. Asigne el envío del escritor a un editor.
  6. Envíelo al escritor si es necesario realizar revisiones.
  7. Comparta el contenido con el cliente para su revisión una vez que se obtenga la aprobación interna final.
  8. Revise el contenido en función de los comentarios del cliente y, luego, envíelo de vuelta para que lo revise de nuevo.
  9. Si el cliente está satisfecho con el resultado final, envíele los archivos digitales y los materiales relacionados y pague al escritor.
  10. Archivar el proyecto en el sistema de gestión de flujo de trabajo.

Un escritor independiente puede tener un proceso ligeramente diferente:

  • Configure una llamada de descubrimiento. (O si trabaja con una agencia, acepte la tarea y vaya directamente a producir el contenido).
  • Crea un resumen.
  • Produce el contenido.
  • Envíelo al cliente (o al editor) para su revisión.
  • Revise según sea necesario.
  • Obtener la aprobación final y atar todos los cabos sueltos, es decir, enviar los archivos y facturar al cliente.

3. Enfatizar que las revisiones son necesarias para producir el mejor resultado posible

El proceso de revisión es vital para que el producto o el contenido sean correctos, pero muchos creativos no están especialmente enamorados del proceso. Que otra persona critique su trabajo y solicite revisiones no es exactamente divertido, algunos incluso podrían considerarlo un golpe para el ego, pero si los miembros del equipo comprenden por qué las revisiones son necesarias, se pueden evitar las fricciones.

4.Hacer de la comunicación una prioridad

Para que el producto final se alinee con las expectativas del cliente y con lo que el equipo se ha comprometido a hacer, la comunicación constante es imprescindible. Por ejemplo, los gerentes de proyecto son responsables de actualizar al cliente sobre el progreso del proyecto, mientras que los miembros del equipo deben proporcionar actualizaciones periódicas sobre las tareas asignadas y si hay obstáculos que abordar.

Aunque el correo electrónico tiene usos específicos, para obtener mejores resultados elija software con funciones de comunicación integradas, como chat en equipo, chat privado, video individual y grupal, y menciones @ para colaborar.

4 consejos para crear el flujo de trabajo creativo perfecto para su equipo

Cuando trabaje en su flujo de trabajo creativo, tenga en cuenta las siguientes prácticas recomendadas.

1. Visualice su flujo de trabajo

La planificación y la implementación del proyecto se realizan mejor con ayudas visuales, como la estructura de desglose del trabajo y los diagramas de Gantt.

Del mismo modo, tómese el tiempo para visualizar su flujo de trabajo creativo de principio a fin utilizando un diagrama de flujo o un diagrama de flujo de trabajo. Hacerlo le permite verificar si hay cuellos de botella que puedan causar problemas en el futuro y luego agilizar el proceso aún más. Por ejemplo, es posible que deba eliminar ciertos pasos en determinadas etapas o reducir el número de aprobadores para evitar retrasos.

flujo de trabajo creativo
Aquí se muestra un ejemplo de un flujo de trabajo creativo en formato visual. Fuente: workfront.com.

2. Utilice plantillas

Para tareas recurrentes, considere usar plantillas. Estas pueden ser plantillas para el resumen del cliente, el cronograma del equipo y la factura, así como listas de verificación para aprobaciones, auditoría de seguridad del sitio web, administración de contenido de video, etc.

3. Automatizar la transferencia de tareas

Establezca un sistema para alertar a los miembros del equipo de que la tarea está lista y esperándolos. Hacerlo manualmente a través de Slack o correo electrónico puede funcionar para equipos pequeños, pero puede convertirse fácilmente en un problema para equipos en crecimiento.

Los sistemas de gestión de tareas como Trello y Asana envían notificaciones automáticas una vez que una tarea ha pasado de un miembro del equipo a otro.

4. Optimizar el proceso de revisión y aprobación.

No desea que las aprobaciones, como las de contenido y diseño, sean el motivo de las demoras del proyecto, por lo que es crucial optimizar el proceso estableciendo:

  • El número de revisiones que un cliente puede solicitar por proyecto.
  • La cantidad de días que un cliente tiene para proporcionar comentarios.

Además, no permita que casi cualquier miembro del equipo intervenga con sugerencias o recomendaciones durante el proceso de revisión. Incluso antes de comenzar a trabajar en un proyecto, aclare a todos los involucrados quién tiene la última palabra sobre las aprobaciones.

Palabras finales sobre flujos de trabajo creativos

Para algunas personas, «proceso» y «creatividad» son dos palabras que no van bien juntas. Pero ya sea que esté utilizando la gestión del ciclo del proyecto o el enfoque ágil para gestionar proyectos, si es una agencia de marketing o publicidad encargada de completar proyectos creativos dentro de un período de tiempo prescrito, debe existir un flujo de trabajo optimizado que incluya herramientas y procesos.

Si se realiza correctamente, el flujo de trabajo debe establecer estándares que garanticen que el trabajo se realice a tiempo y que permitan que la creatividad florezca.

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